Informationen für Referenten der REConf 2013

Wir freuen uns erneut zahlreiche Referenten auf der REConf 2013 begrüßen zu dürfen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Hinweise und Neuerungen, die wir erstmals auf einer REConf unseren Teilnehmern und Referenten bieten werden.

  1. ConfTool: Ihr Vortrag ist nach wie vor in ConfTool gespeichert, Sie finden diesen hier. Wenn Sie detailliert sehen wollen, wie die Gutachter Ihren Vortrag bewertet haben, gehen sie in ConfTool zu "Ihre Einreichungen". An der rechten Seite gibt es dort einen Link "Review Ergebnisse", wo sie zu Ihren Bewertungen kommen können. Bitte denken Sie auch daran, Ihre Endversion rechtzeitig in ConfTool hoch zu laden.

    NEU: Nachdem die Vortragsdateien immer größer werden, haben wir über Strato Plattenspeicher in der Cloud angemietet. Ein Hochladen in Conftool ist somit nicht mehr notwendig, da dort die Begrenzung von 12 MB zu klein ist. An alle Referenten wurde am 25. Februar 2013 ein Link versendet, mit dem Sie Ihre beiden Dateien hochladen können. Bitte benennen Sie Ihre Datei wie folgt: Nachname_Firmenname.pdf bzw. pptx. Sie haben je Upload 500 MB zur Verfügung. Sollten Sie im Anschluss an Ihrer Präsentation noch etwas verändern, möchten wir Sie bitten, zur Konferenz einen Stick mit der aktualisierten Version mitzubringen und diese dem Moderator auszuhändigen. Ein Upload der Präsentationen in ConfTool ist natürlich auch weiterhin möglich, sofern diese nicht größer als 12 MB sind.


  2. NEU: Speed Presentation: Erstmals werden an beiden Konferenztagen unmittelbar im Anschluss an die Eröffnungs-Keynotes die Vorträge des aktuellen Tages vorgestellt. Jeder Referent hat genau eine Folie und eine Minute Zeit, um allen Teilnehmern der Konferenz seinen Vortrag vorzustellen. Für die Teilnehmer eine wertvolle Entscheidungshilfe, welchen Vortrag sie im Laufe des Tages besuchen wollen und für die Referenten eine gute Möglichkeit, die Teilnehmer für ihren Vortrag zu begeistern.

    Um das extrem enge Zeitmanagement einzuhalten gestaltet sich der organisatorische Ablauf der Speed Presentations wie folgt:

    Jeder Referent, der die Gelegenheit der Speed Presentation wahrnehmen möchte, muss dies im Vorfeld ankündigen und eine Folie an die HLMC Events GmbH senden. Wenn Sie also an der Speed Presentation teilnehmen möchten, senden Sie bitte bis zum 4. März 2013 an Herrn Bertler unter a.bertler@hlmc.de eine entsprechende Mail. Sie erhalten dann sofort einen Folienmaster zugesendet. Bitte senden Sie Herrn Bertler auch eine Mail, wenn Sie NICHT an der Speed Presentation teilnehmen möchten, damit vereinfachen Sie uns deutlich die Planung. Die Folie muss dann bis zum 7. März 2013 wieder an Herrn Bertler per Mail gesendet werden.

    Nach dem Ende der Keynote stellen sich alle Referenten in einer Schlange am Rednerpult auf, die Reihenfolge orientiert sich anhand der Vortragszeit und der Vortragsräume. Alle teilnehmenden Referenten erhalten am 8. März 2013 per Mail die genaue Reihenfolge der Schlange mitgeteilt. Die Folien werden dann in einer Präsentation (ppt Datei) zusammengefasst und von einem Moderator nach 60 Sekunden weitergeschaltet zum nächsten Referenten (unabhängig davon, ob der aktuelle Referent noch redet oder nicht).

    Jeder Referent erhält 60 Sekunden vor seiner Speed Presentation von einem zweiten Moderator ein Handmikrofon überreicht. Von unserem Konferenztechniker wird dieses Mikrofon zu Beginn des Minutenvortrages „scharf“ geschaltet und nach genau 60 Sekunden (also beim Wechsel der Folie zum nächsten Referenten) wird das Mikrofon stumm geschaltet. Der Referent überreicht dann das Mikrofon dem zweiten Moderator, der es an den jeweils übernächsten Referenten weiterreicht. Es wird also mit zwei Handmikrofonen gearbeitet (von denen immer im Wechsel eins stumm geschaltet ist und eins aktiv), um einen nahtlosen Übergang sicher zu stellen und Überziehungen der 60 Sekunden kategorisch auszuschließen.

  3. Bei fast 70 Referenten bitten wir Sie, uns kurz per E-Mail mitzuteilen, wann genau Sie an der REConf teilnehmen möchten, da das Hotel entsprechend die Pausenbewirtung und natürlich auch die Abendveranstaltungen planen muss. Bitte senden Sie diese Informationen an Herrn Bertler unter a.bertler@hlmc.de bis zum 6. März 2013.

  4. Regsitrierung zur Konferenz vor Ort: Bei der Konferenz müssen Sie lediglich an der Registrierung Ihren Namen sagen, dann erhalten Sie sämtliche Konferenzunterlagen und Ihr Namensschild. Wenn Sie an der beschriebenen Speed Presentation teilnehmen möchten, bitten wir Sie, bereits zur Keynote anwesend zu sein und in den ersten Reihen Platz zu nehmen, um einen reibungslosen Ablauf sicher zu stellen. Bitte beachten Sie auch, dass es wegen der hohen Teilnehmerzahl besonders am Dienstag Morgen zu Verzögerungen an der Registrierungen kommen kann.

    Die Registrierung ist von Montags bis Mittwochs jeweils von 8 Uhr 00 bis 21 Uhr 00 (Mittwoch bis 17 Uhr 00) besetzt. Eine Garderobe befindet sich in den jeweiligen Vortragsräumen, Gepäck können Sie an der Hotelrezeption wegschließen lassen.

  5. NEU: Bitte beachten Sie. Als Referent der REConf müssen Sie sich nicht mehr zur Konferenz anmelden. Wir werden kurz vor der Konferenz auf Sie zukommen und abfragen, an welchen Tagen Sie auf der Konferenz sein möchten.

  6. NEU: Es wird kein E-Book zur REConf geben! Es ist also nicht notwendig, dass Sie die textuelle Zusammenfassung Ihres Vortrages erstellen. Bezüglich der Einreichung Ihrer Vortragsfolien werden wir ebenfalls kurz vor der Konferenz auf Sie zukommen.